Avis de confidentialité du logiciel

Vue d’ensemble

Fleetlane Technologies Inc. est une entreprise basée à Montréal qui offre une plateforme de gestion des véhicules de courtoisie utilisée par les clients qui exploitent des véhicules de courtoisie (« clients ») pour en suivre l’utilisation (« plateforme Fleetlane »). 

Le présent avis de confidentialité du site Web (l’« avis ») explique comment Fleetlane Technologies Inc. (« Fleetlane », « nous », « notre » ou « nos ») recueille et utilise les données personnelles (au sens donné à ce terme ci-dessous) stockées et traitées sur sa plateforme https://app.fleetlane.com/login. 

Fleetlane est un prestataire de services pour ses clients. Les clients accèdent à la plateforme Fleet par l’intermédiaire de leurs utilisateurs autorisés. Les clients des clients (c’est-à-dire les utilisateurs des véhicules de courtoisie) n’ont pas accès à la plateforme Fleet.

Aux particuliers :

Si vous êtes un particulier utilisant un véhicule de courtoisie d’un client Fleetlane :

Veuillez lire le présent avis pour comprendre comment Fleetlane gère les données personnelles en sa qualité d’entreprise de traitement ou de prestataire de services. Veuillez communiquer avec l’organisation à laquelle vous demandez le véhicule pour connaître ses propres pratiques de confidentialité liées à vos données personnelles.

Veuillez noter que les véhicules de courtoisie sont équipés de dispositifs télématiques, y compris le suivi GPS, pour garantir leur protection et leur sécurité ainsi que celles des organisations propriétaires des véhicules.  Pour en savoir plus : https://www.fleetlane.com/ 

Données personnelles

Les données personnelles traitées par la plateforme Fleet sont classées en données personnelles relatives aux comptes et aux clients.

• Données personnelles relatives aux comptes : il s’agit des données personnelles demandées par Fleetlane aux clients et à leurs utilisateurs autorisés dans le cadre de la création, de la maintenance et de l’administration de leurs comptes sur la plateforme. 
• Données personnelles relatives aux clients : il s’agit des données personnelles générées ou soumises par les clients et recueillies automatiquement à partir des appareils des utilisateurs et des dispositifs télématiques. 

Veuillez consulter régulièrement cet avis, car nous pouvons le mettre à jour de temps à autre. Si vous avez des questions concernant les informations contenues dans cet avis, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy@fleetlane.com. 

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Données personnelles recueillies par Fleetlane

Comment nous utilisons vos données personnelles

À qui nous communiquons les données personnelles

Transferts internationaux de données personnelles

Sécurité et conservation des données

Vos droits

Comment sélectionner vos préférences de communication

Communiquer avec nous

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« Données personnelles » s’entend de toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, au sens donné à ce terme dans les lois et règlements applicables du Canada et des États-Unis d’Amérique et de ses États.

Fleetlane collecte les catégories suivantes de données personnelles :

Données personnelles relatives aux comptes

• Coordonnées : prénom, nom, fonction, courriel, nom de l’entreprise, adresse de l’entreprise
• Informations de paiement : détails de la carte de crédit (qui ne sont pas traités ou stockés par Fleetlane), détails du compte bancaire

Données personnelles relatives aux clients

Il s’agit des informations que les clients de Fleetlane saisissent dans la plateforme au sujet de leurs propres clients, c’est-à-dire les personnes qui utilisent les véhicules de courtoisie :

• Coordonnées et identifiants : noms, adresses, numéros de téléphone (personnels, professionnels, résidentiels)
• Données d’identification : détails du permis de conduire (date de naissance, numéro de permis de conduire), autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, informations sur l’assurance
• Informations de paiement (nom figurant sur la carte, 4 derniers chiffres et date d’expiration)
• Langue parlée par les clients
  

Informations recueillies automatiquement 

Fleetlane recueille automatiquement des informations de la manière suivante :

Les témoins (internes et de tiers) sont utilisés pour :

• comprendre comment les utilisateurs autorisés des clients utilisent la plateforme Fleet (pages visitées, liens sur lesquels on a cliqué, durée de la visite, etc.); 
• maintenir et protéger la plateforme Fleet;  
• analyser le trafic;
• personnaliser l’expérience de l’utilisateur final. 

Intégrations

La plateforme Fleet peut être intégrée à des applications tierces et à des offres SaaS, comme Stripe pour les paiements par carte de crédit. Une fois que les clients autorisent ou activent ces intégrations, les données personnelles peuvent sortir de la plateforme vers ces applications tierces. 

Les intégrations sont proposées par Fleetlane afin de permettre aux clients de rationaliser leur traitement des données. Fleetlane ne tient pas compte des exigences réglementaires en matière de protection des renseignements personnels lorsqu’elle propose ces intégrations.

Les clients sont entièrement responsables du respect de toute législation applicable en matière de confidentialité et de protection des données en ce qui concerne les transferts de données personnelles au moyen de l’une de ces intégrations. 

Les données personnelles relatives aux comptes sont utilisées aux fins suivantes :

• fournir, maintenir, sécuriser, protéger et améliorer la plateforme Fleet et nos services;
• configurer les comptes sur la plateforme Fleet;
• communiquer avec les clients pour répondre à leurs questions, leur fournir un service d’assistance, les informer des mises à niveau des produits et des problèmes de service, gérer leurs comptes, les informer des nouveaux produits, offres et événements, percevoir les paiements, mettre à niveau, poursuivre, résilier ou restaurer leurs services, communiquer les modifications apportées à nos conditions et politiques, demander des références, et pour toute autre raison liée à l’exécution des contrats;
• traiter les paiements pour les abonnements à nos services, produits et offres;
• analyser les interactions avec la plateforme Fleet et son utilisation afin de comprendre comment améliorer, personnaliser et étendre sa fonctionnalité, l’expérience utilisateur, et les produits et les services offerts par Fleetlane;
• effectuer des audits pour vérifier que nos processus internes fonctionnent comme prévu et pour répondre aux exigences légales, réglementaires ou contractuelles; 
• assurer la surveillance de la fraude et de la sécurité, par exemple pour détecter et prévenir les cyberattaques ou les tentatives d’usurpation d’identité; 
• appliquer des mesures d’assurance de la qualité et de la sécurité; 
• dégager les tendances d’utilisation, par exemple, comprendre quelles parties de nos services intéressent le plus les utilisateurs; 
• exploiter et développer nos activités commerciales, par exemple comprendre quelles parties de nos services intéressent le plus nos utilisateurs;  
• à d’autres fins, qui vous sont communiquées au moment de la collecte ou qui sont requises ou autorisées par la loi. 

Veuillez noter que nous pouvons parfois enregistrer les appels de vidéoconférence avec les clients afin d’analyser et d’améliorer les compétences de communication de notre personnel et à des fins d’archivage. Si nous le faisons, nous l’annoncerons au début de la conférence téléphonique ainsi que dans l’invitation à la réunion pour vous donner la possibilité de vous y opposer ou d’éteindre votre caméra vidéo. Nous conservons les enregistrements vidéo comme indiqué dans le présent avis de confidentialité.

Fleetlane traite et divulgue les données personnelles lorsqu’elle coopère avec les autorités réglementaires et gouvernementales appropriées, comme l’exige la loi applicable.  

Comment nous utilisons les données personnelles relatives aux clients

Fleetlane est une entreprise de traitement ou un fournisseur de services ou un opérateur pour ses clients.

Fleetlane utilisera les données personnelles relatives aux clients aux fins suivantes :

• fournir aux clients les services et les fonctionnalités prévus dans le contrat;
• maintenir, sécuriser, protéger et améliorer la plateforme Fleet et les services connexes;
• traiter les transactions et communiquer les informations y afférentes;
• répondre aux commentaires, aux questions et aux demandes des utilisateurs et assurer le service à la clientèle;
• effectuer des audits pour vérifier que les processus internes fonctionnent comme prévu et pour répondre aux exigences légales, réglementaires ou contractuelles. 
  

Fleetlane ne vendra pas les données personnelles relatives aux clients et ne les conservera pas plus longtemps que ne l’exigent les obligations contractuelles ou les exigences réglementaires applicables. Fleetlane n’utilisera pas les données personnelles figurant sur sa plateforme Fleet à ses propres fins.

Données personnelles d’enfants

Fleetlane ne propose pas sa plateforme et ses services aux enfants. Fleetlane ne recueille pas sciemment les données personnelles d’enfants âgés de moins de 16 ans.

Nous faisons appel à des entreprises tierces pour fournir des produits et exécuter des services spécialisés en traitement des données. 

Les prestataires de services de Fleetlane sont contractuellement tenus de conserver, d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels uniquement aux fins particulières de l’exécution des services que nous leur confions, de ne pas vendre les renseignements personnels et de ne pas les divulguer à notre insu et sans notre autorisation. 

Nous communiquons les données personnelles recueillies au moyen de la plateforme Fleet aux prestataires de services suivants :

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Nous pouvons communiquer les données personnelles dans le cadre ou au courant des négociations d’une fusion, d’une vente d’actifs de la société, d’un financement ou de l’acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre société. Dans ce cas, vous serez informé par courrier électronique ou par un avis bien visible sur nos sites Web d’entreprise de tout changement de propriété et d’utilisation des données personnelles.

Nous pouvons communiquer des données personnelles regroupées ou dépersonnalisées, qui ne peuvent pas être raisonnablement utilisées pour identifier des personnes.

Transferts internationaux de données personnelles

Les données personnelles seront recueillies, transférées, stockées et consultées aux États-Unis et au Canada.

Sécurité et conservation des données

Vos données personnelles sont conservées en toute sécurité. Seuls les employés, mandataires et contractants autorisés (qui ont accepté de préserver la sécurité et la confidentialité des informations) ont accès à ces informations.

Nous (et nos prestataires de services tiers) utilisons diverses mesures de sécurité conformes aux normes industrielles pour empêcher l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés de vos données personnelles. 

Fleetlane conservera vos données personnelles pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans le présent avis ou jusqu’à ce que vous demandiez leur suppression, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit exigée par la loi applicable en matière de confidentialité des données ou par toute autre loi.

Fleetlane supprimera ou restituera toutes les données à la fin des obligations contractuelles, à la demande des clients. 

Vous disposez de certains droits relatifs à vos données personnelles, sous réserve des lois locales sur la protection des données. Selon la loi applicable, ces droits peuvent inclure :

• le droit de connaître, de consulter, de corriger ou de modifier vos données personnelles ou d’en demander la suppression, sous réserve des exigences légales et contractuelles;
• le droit de ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir exercé l’un de vos droits;
• le droit de refuser la vente de vos renseignements personnels. Toutefois, Fleetlane ne vend pas de renseignements personnels; 
• sous réserve de toute exigence légale, le droit de retirer votre consentement à tout moment. 

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy@fleetlane.com.

Vous pouvez choisir de recevoir ou non des communications commerciales de notre part. Pour ne plus recevoir de communications commerciales, veuillez cliquer sur le lien « unsubscribe/désabonnement » dans les courriels que nous vous avons envoyés.

Vous pouvez choisir les informations que nous recueillons automatiquement à partir de votre dispositif en contrôlant les paramètres des témoins sur votre navigateur ou en sélectionnant vos préférences dans la bannière des témoins.

Même si vous refusez de recevoir des communications commerciales, nous pouvons toujours communiquer avec vous en ce qui concerne les questions de sécurité et de confidentialité, la gestion de votre compte, le traitement de vos demandes ou l’administration de toute promotion ou de tout programme auquel vous avez choisi de participer.

Pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, ou si vous avez des questions concernant cet avis de confidentialité du site Web ou nos pratiques de confidentialité, veuillez envoyer un courrier électronique à privacy@fleetlane.com.  Vous pouvez également envoyer votre avis par courrier à l’adresse indiquée ci-dessous :

Fleetlane Technologies Inc.

338, rue Saint-Antoine Est, bureau 407, 

Montréal (Québec) Canada, H2Y

À l’attention de : Équipe Fleetlane responsable de la confidentialité

Nous nous engageons à travailler avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute plainte ou préoccupation concernant la confidentialité.

Si, toutefois, vous estimez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre plainte ou à votre préoccupation, vous pouvez avoir le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente dans votre territoire.

Les personnes établies au Canada sont priées de consulter la page Déposer une plainte concernant la protection de la vie privée visant une entreprise – Commissariat à la protection de la vie privée du Canada